電子署名の費用対効果は?料金プランの選び方

ドキュサイン料金プランと費用対効果

電子署名を導入すると、どのくらいの費用対効果が期待できるの?」そんな質問をいただくことがあります。署名プロセスを電子化することによって、物理的なやり取りがなくなるため、それに掛かるコストは削減できます。他にも期待できる効果はあるのでしょうか?

今回は電子署名の導入によるメリット、そしてそれぞれのニーズに合わせた料金プランをご紹介します。

紙 Vs. 電子 どっちがコスト安?

従来紙で対応してきた契約書ですが、例えば契約書をお客様に送って署名をもらう場合、どのような費用が発生するでしょうか?

まずは、紙代など印刷に掛かる料金。プリンターを持っていない場合、新たに購入する必要があるかもしれません。次に送料。A4サイズの書類を普通郵便で送る場合の送料は120円(重量による)です。お客様の返信用封筒を同封すると、その倍の郵送料が発生します。細かい話ですが、封筒代もかかりますね。また、課税文書の場合は、印紙税の支払い(*1)が必要です。そして、忘れていけないのが、印刷や発送などの作業、さらには契約書を管理するための人件費。これらを合算すると、1契約当たり約1,250円+印紙代がかかると言われています。例えば、年間300契約がある会社の場合、375,000円+印紙代をかけている計算になります。

こう考えると、契約書を送る際にかかる費用も軽視はできませんね。

この契約書発行から署名捺印までのプロセスを合理的に進め、コストの削減にひと役買うのが電子署名。

電子署名は紙ではなく電子上でのやりとりになるため、紙代、印刷代や郵送料など物理的なコストを削減できるのはもちろん、紙での契約時に必要な印紙税の支払いも必要ありません(詳しくは「契約書のペーパーレス化で何が変わる?電子契約のメリットを考えてみよう」をご覧ください)。さらに、印刷する、切手(収入印紙)を貼る、ポストに投函する、契約書をファイルする、等の作業にも全て人件費がかかっており、これらのコストも削減できます。

それでは、実際にドキュサインの電子署名を導入した場合、どのくらいの費用対効果が見込めるのでしょうか。契約書や社内の稟議書など、現在どのくらい紙を利用した署名捺印プロセスが発生しているか考えながら、以下のプランをご覧ください。

ドキュサインの電子署名 料金プラン

Personal(個人向け)プラン

月額プラン:1ユーザーあたり 月$15

年額プラン:1ユーザーあたり 月$10(年間$120)

ユーザー数:1名のみ

Personalプランは個人(1名のみ)で利用する方に適したプランになり、1ヶ月で5回までエンベロープを送信することができます。尚、1回のエンベロープで送信可能な受信者と文書の数に制限はありません。

署名はもちろん、会社名、氏名、日付、住所、メールアドレスなどの情報を取得することができます。また、iOSやAndroidのモバイルアプリ(無料)を使えば、どこにいても文書の作成、送信、署名捺印をすることができます。

Standard(企業向け)プラン

月額プラン:1ユーザーあたり 月$40

年額プラン:1ユーザーあたり 月$25(年間$300)

ユーザー数:最大3名まで追加可能(*2)

Personalプランの機能に加え、ビジネスプロセスの自動化を目的とした様々な機能をご利用いただけます。

例えば、送信した文書のリマインダーおよび有効期限の通知メールを自動で送ることができます。これにより、受信者からなかなか署名をもらえない場合でも、電話やメールで何度も催促する手間が省けます。また、ステータスがリアルタイムで確認できるので、開封から作業完了までの状況をすぐに確認することができます。

Business Pro(企業向け)プラン

月額プラン:1ユーザーあたり 月$60

年額プラン:1ユーザーあたり 月$40(年間$480)

ユーザー数:最大3名まで追加可能(*2)

Standardプランの機能に加え、より多くの機能で様々なビジネスシーンをサポートします。具体的には、署名者に対して電子署名と同時に支払いを依頼することができる「支払い機能」、本人認証や運転免許証などの身分証明書を添付してもらう機能などがあります。これらの機能により、今まで複数のやり取りが必要だったコミュニケーションをワンストップで完了することができます。また、弊社製品は、世界中の最も厳しい認証に必要な厳格なプライバシー保護、セキュリテイの要件を満たしているので、個人情報保護の観点からも安心してご利用いただけます。

ニーズに合わせた自由度の高いプラン

上記3つのプランはウェブサイトからご購入いただけますが、

  • ユーザー数の制限なく使いたい
  • 既に導入しているSalesforceやMicrosoft Office 365、Boxなどのシステムと連携したい

など、それぞれの企業様のニーズにあったカスタマイズ可能なプランもあります。

例えば、数十名規模のチームで利用すれば、複数のユーザーで文書を作成・送信・管理し、ドキュサインのプラットフォーム上でリアルタイムに文書のステータス(送信済みか、受信者に開封されたか・署名されたか等)を確認、誰でも(*3)容易に保存された文書を検索していただくことができます。実際、導入された方からは「チーム内でのコミュニケーションが円滑になり、生産性も向上した。」というお声もいただいています。

また、DocuSign eSignature for Salesforceなら、Salesforce上のデータを使用して簡単に契約書等の文書を作成することができ、署名捺印が完了した文書は自動でSalesforceに保管、また契約日や商談ステータス等のデータも自動で反映されます。これにより、今までマニュアルで行っていた作業が不要になります。

その他にも、導入から実装までのサポートや活用方法を継続的にご提案させていただくプランもありますので、「もっと詳しく知りたい」「こんな使い方はできないか?」などのご質問は、弊社担当者までお問い合わせください。

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まとめ

「電子署名」と一言で言っても、ドキュサインの電子署名は単にオンラインで署名をしてもらうだけではなく、それぞれのニーズや抱えている課題に即したソリューションを提供することができます。そのため、最適なプランを選んでいただくことで、費用対効果をより高めていただくことができます。電子署名を導入することは、紙代、印刷代、送料などの実費以上に、業務効率を改善し、見えない部分のコスト削減への効果が大きいのではないでしょうか。

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  • *1 印紙税額は文書の内容よって異なります。詳しくは国税庁の印紙税額一覧表をご確認ください。
  • *2 料金は1ユーザーごとに発生します。ユーザー数が4名以上になる場合は、ドキュサインまでお問い合わせください。
  • *3 アクセス権の管理機能により、管理者と利用者の権限を明確に分けることが可能です。
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