これまでの電子署名に関する記事をまとめてみました♪

サインのイメージ ドキュサイン・ジャパンでは昨年より本格的に公式ブログを開始し、その中でたくさんのコンテンツをご紹介してきました。その中でも核となる、ドキュサインの電子署名(製品名:DocuSign eSignature) 基本的な内意用や使い方について、発信してきたところ、多くの反響がありました。そこで、ここで一旦その内容について、①そもそも電子署名って何?、②ドキュサインの電子署名の特徴、③ドキュサインの電子署名の利用方法 の3点をこれまでのブログからまとめてみました。

①そもそも電子署名って何?

まず電子署名とは何を表すのか、おさらいしてみましょう。ザクっと一言で表すと、「電子文書に対して当事者同士の合意同意をデジタルで安全に記録し、誰が何の文書に合意したかの証拠とする技術や仕組み」となります。これにより従来の紙と署名や印鑑による契約などの同意・合意のやり取りを電子化し、ペーパーレース化によるコスト削減、環境負荷軽減や、ビジネス効率化を実現するものになります。

ここでは電子署名 (Electric Signature) という用語に関しては、技術方式によらない広義の意味の電子文書の合意同意を記録する仕組みと捉えています。またデジタル署名 (Digital Signature) という用語はその中の狭義の電子署名で然るべき認証局からデジタル証明書とその秘密鍵を使って電子文書の改ざん防止の目印をつける技術としています。

現在色々なところで電子署名の用語が話されており、正直標準的に統一はされていません。前述の広義の電子署名に関しては電子サインと呼ぶ場合もあります。電子サインについてはペンタブレット端末経由での手書きサインを指すこともあります。デジタル署名についても、こちらを広義の電子署名と定義している場合もあります。

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②ドキュサインの電子署名の特徴

ドキュサインが提供する電子署名のクラウドサービスをDocuSign eSignatureと言います。このサービスは数ある電子署名サービスの元祖であり、日本も含む全世界180国以上で、50万人以上のお客様が24時間365日絶え間なく利用されているまさに世界標準のサービスです。

電子署名の送信者はまず、エンベロープと呼ばれる電子的な封筒に、同意・合意が必要な電子文書をアップロード します。次に、署名・捺印やその他の入力事項のフィールドを文書上に配置 して、 署名者の宛先と順番を含めたワークフローを設定 します。  それを最後に署名者にメールで送ります。

署名者はパソコンだけでなくタブレット、スマートフォンからも対応可能です。また、捺印や手書き署名ができるので、従来の紙の処理と違和感なく電子署名が行うことができます。Salesforce、Box、SharePointなど各種アプリケーションからAPI連携が簡単にできるのもうれしいですよね。各種認定の信頼性、可用性、セキュリティの高いクラウドサービスで運用されているので、安心してお使いいただけます。

電子署名では、誰が電子署名を行ったかという認証が重要なポイントになります。本人認証のためにはさまざまな方法や技術がありますが、認証を強固にすればするほどコストがかかり、時間当たりの処理量が低下します。ですので、実際のビジネスに即してリスクとコストのバランスを考える必要があります。ドキュサインでは、より多くの要件に対応できるように、複数の認証オプションを用意しています。

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③ドキュサインの電子署名の利用方法

ドキュサインの電子署名の利用方法は非常に簡単で、かつ安全です。署名者はメールを受け取った後に、エンベロープの中身を確認し、フィールドに必要な情報を入力したり署名して、最後に「完了ボタン」を押すと署名が完了します。たったそれだけでなんですよ。パソコンからでもモバイルデバイスでも、いつでもどこでも電子署名ができてしまいます。

署名時には、送信者の設定によりますが、署名または押印を選択いただけます。署名方法は、名前から自動生成される署名、手書きの署名、署名イメージのアップロードの3つからお選びください。

こちらは手書きの署名の例です。

サイン画面(手書き)
例:手書きの署名

印鑑の場合は、入力された苗字からシヤチハタ社提供の印影が自動生成されます。印影のアップロードも可能です。文書上の印鑑は、なんと、回転させて、お辞儀をしているように見せることもできますよ。ちなみに部長印などの役職印、社印、日付印といった日本の商習慣に合わせてさまざまな印鑑をご用意しているので、現在ご利用のフォーマットを変えずにそのまま使えるのも便利ですよね。

ドキュサインの日付印 日付挿入後
日付印の例

お辞儀をハンコ ドキュサイン
印影の角度を変更

部長印 ドキュサイン
部長印の印影も選択可能

全ての署名者の署名が完了すると、完了ドキュメントと記録の完了証明書が署名者にメールで送られます。この文書はドキュサインで改ざん防止シールを施していています。なお、文書の記録の原本はエンベロープの単位でドキュサインのクラウド上に安全に保管されますのでいつでもダウンロード可能です。

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以上、ドキュサインの電子署名のポイント ①そもそも電子署名って何?、②ドキュサインの電子署名の特徴、③ドキュサインの電子署名の利用方法  の3点をおさらいしてみました。ここまでお読みになってドキュサインの電子署名を使ってみたいと思った方。無料トライアルでお試しいただけますよ!

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