内部統制・危機管理の点にみる電子署名技術のメリットとは

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一般的に、ペーパーレス化や、それを推進するための電子契約・電子署名などの新たなテクノロジーを取り入れるメリットは、業務の効率化やスピードアップといった観点から語られることが多いのではないでしょうか。しかし、これらのテクノロジーは、それだけではなく社内の管理体制の強化や危機管理などの面でも力を発揮します。

とはいえ、新たなシステムやソフトウェアの導入が、社内の管理体制や危機管理体制の強化につながることについて、具体的なイメージがわかないという人は多いのではないでしょうか。

慣れないシステムやソフトウェアの活用に戸惑い、かえって業務が非効率になってしまったり、無用なトラブルに巻き込まれてしまった、という声はよく聞かれます。ほかにも、職場のIT化・デジタル化が進めば進むほど、システム部門の業務ばかりが増え、全体として業務のブラックボックス化が進んでしまい、マネジメントがうまくいかなかったというケースもあります。

新たなテクノロジーの活用には、確かにさまざまな課題を抱えていることも多いものです。そんな中、ペーパーレス化やそれに付随する電子署名・電子契約などをうまく取り入れ、強い組織づくりに役立てるにはなにが必要なのでしょうか。

今回は内部統制・危機管理といったテーマから、こうしたテクノロジーをみていきましょう。

ペーパーレス化のメリットは、危機管理体制の強化にもなる

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近年、BCP(事業継続計画)といった概念がビジネスにおいて重要視されるようになってきています。BCP(事業継続計画)とは簡単にいうと、重大な事件や事故、大規模な自然災害に巻き込まれるような事態を想定し、そういった事態においても事業を継続させるための施策のことです。

近年、世界的にも大規模な自然災害などが多発していることもあり、こうした「最悪の事態」を想定した危機管理がますます求められるようになってきています。取引先からの信頼を勝ちとり、企業価値を向上させるためにも、BCP(事業継続計画)の重要性は高まっているといえます。

例えば、業務のペーパーレス化を進める際には、クラウドサービスの導入も同時に進められるのが一般的です。こうしたテクノロジーを用いて、総務・人事部門が行う業務を時間や場所にとらわれずリモートで行えるようにすることは、「HRテック」などとも呼ばれます。HRテックを進めていくことは、大規模な自然災害などで公共の交通機関が麻痺しているなど、出社ができない場合に、どこでも業務が行えるような仕組みづくりを進めることなどに役立ちます。

たとえオフィスに出社しなくとも、どこでも業務が進められる仕組みが整えば、万が一の事態にもストップせずに済む業務が増えます。この意味で、ペーパーレス化は単に在宅勤務やリモートワークを許可しやすくするだけでなく、組織の危機管理体制の強化などにも大いに役立つのです。

内部統制・危機管理にペーパーレス化はどう役立つか

BCP(事業継続計画)の観点からもペーパーレス化が有用なのはもちろんですが、監査対策などを徹底し、組織の管理体制を強化することにも役立ちます。

例えば、クラウドサービスを業務に導入すれば、各担当者が行ってきた処理も、すべてサーバー上にログが記録できるようになります。こうした業務の「見える化」は、不正の防止にも役立ちます。また、業務の抜け・漏れを、上位の管理者が即座に発見できるようにもなります。

業務の「見える化」を進めていくことは、人件費を適正に管理したり、経営判断の質を向上させたりすることにもつながっていきます。HRテックを推進するプロジェクトにおいて、こうしたことも目的や目標とされる場合が多くあります。

なお、ここでの「監査」とは、会計士などが行う通常の会計監査だけでなく、セキュリティ監査・システム監査など、むしろIT領域と関連の深い監査の対策でも大きな力を発揮します。

セキュリティ監査・システム監査などは、会計監査などと異なり、法律上の義務として実施されるものではありません。しかし後述する「ITガバナンス」の重要性が今日高まっていることもあり、こうした監査を自発的に取り入れ、経営課題の早期発見につなげようとする企業は増えています。監査への対策を講じるなかで、長期的には企業価値そのものの向上を目指すということです。

高まる「ITガバナンス」の重要性とは

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ペーパーレス化をはじめとする様々なテクノロジーを用いた施策は、たしかに企業の内部統制・危機管理体制を強くします。しかし実際には、テクノロジーを有意義な形で活用できている企業ばかりではないでしょう。むしろ古くなったシステムの運用・保守のための手間ばかりが増えてしまい、システム関連の業務の多くがブラックボックス化してしまっている企業も多いのが現実です。

日本社会全体を見渡しても、新たなテクノロジーを経営課題の解決に役立てられている企業もあれば、システム部門・IT 部門に任せきりにしてしまっており、経営陣によるコントロールがうまくいっていない企業、またそもそも必要なIT化・デジタル化自体が進められていない企業もあり、テクノロジーへの対応も一様ではありません。

テクノロジーを扱う部門では、業務に専門性が求められ、かつ細分化していることが多いという特徴があります。そのため、エンジニアが取り組む業務を経営陣や管理者が把握し、適切にコントロールすることは困難になりがちです。こうした事情から、組織のビジョンや全社の戦略と、技術部門のあり方にも齟齬が生じてしまうケースは少なくありません。

たとえば情報漏洩などのセキュリティ上の事故や、大災害やパンデミックなどの事態で生じる情報共有のミスなどは、テクノロジーの活用法がブラックボックス化したところに生じるインシデントともいえるでしょう。

技術的な話を技術部門に任せきりにするのではなく、組織のビジョンや全社の戦略に照らして、その活用法をつねに適切な状態に保っていくことは、「ITガバナンス」と呼ばれます。新たに導入されたテクノロジーがコスト削減といった効果をもたらすのか、それとも結局新たなコストセンターとなってしまうのかは、ひとえにこのITガバナンスが適切に行われるか次第ともいえます。

ペーパーレス化や、それに付随する電子署名・電子契約も、組織の内部統制・危機管理体制の強化に大きく貢献していることは事実です。しかし単に新たなテクノロジーを取り入れることだけを目的にしてしまうなら、それはむしろITガバナンスを後退させてしまうこともありうるでしょう。

ITガバナンスを強い状態に保つためには、技術部門だけでなく総務などの管理部門の人員、さらには経営陣を巻き込んで、自社のシステムやソフトウェアの仕様を熟知することが大切です。会社全体でテクノロジーの活用法をめぐる議論を盛り上げていくこと、また操作方法がシンプルでわかりやすく、必要な機能が簡潔にまとまっているものを最初から選択することなどを意識しておくとよいでしょう。

参照:ITガバナンスの意味を今一度考えよ

まとめ

ペーパーレス化や電子署名・電子契約などのテクノロジーを取り入れることは、業務の効率化はもちろんのこと、内部統制・危機管理体制の強化にも大きく貢献します。

ドキュサインは署名するだけならアカウントの発行は不要で、誰でもすぐに電子契約が締結できます。また、誰もが一目で操作法を把握できるシンプルな画面とユーザーインターフェイスで、使い方の習得に時間がかかりません。

企業で活用されるテクノロジーの話は、複雑さゆえにシステム部門の担当者以外の人にとっては分かりづらいことも。ドキュサインはそうしたIT ガバナンスの課題解決にむけて、圧倒的な分かりやすさ・使いやすさで支援していきます。そして、ドキュサインの導入はIT ガバナンスの向上、そして強い組織体制づくりにもきっと役立つはずです。

 

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