2020年10月、電子帳簿保存法の改正で何が変わるのか?

キャビネットにある紙の書類を探すアジア人女性

筆者:エンタープライズ&コマーシャルセールス 本部長 阿部 真也

2020年10月、1998年に施行された電子帳簿保存法が大きく変わります。今まで「データの改ざん防止の為に受信側が3日以内に認定タイムスタンプを付与しなければならない。」等、企業には少々ハードルが高いルールが設定されていましたが、この電子帳簿保存法を遵守して社内の文書の電子化を行ってきた企業はどの程度あるでしょうか?

以下、今回の改正のポイントおよび電子帳簿保存法の概要を解説します。

”(1)電子帳簿等保存制度の見直し:バックオフィスの効率化による企業等の生産性向上を図る観点から、電子的に受け取った請求書等をデータのまま保存する場合の要件について、ユーザーが自由にデータを改変できないシステム等を利用している場合には、タイムスタンプの付与を不要とするなど、選択肢を拡大します。”

電子帳簿等保存制度の見直しによる変更点

引用:財務省|「令和2年度税制改正」(令和2年3月発行)

電子帳簿保存法を満たすには以下の方法があります(電子帳簿保存法施行規則8条1項)。

  1. データの受領後遅滞なく認定タイムスタンプを付与
  2. 改ざん防止等のための事務処理規定を作成し運用(今までドキュサインのお客様はこちらでの対応がメイン)
  3. ユーザー(受領者)が自由にデータを改変できないシステム(サービス)等を利用今後ドキュサインのお客様はこちらで対応可能
  4. 発行者側で認定タイムスタンプを付与

では 3. のユーザー(受領者)が自由にデータを改変できないシステム(サービス)等を利用については、ドキュサインではどのように担保されているのでしょうか?

ドキュサインのクラウドプラットフォームでは、契約完了後の電子文書を顧客独自の暗号鍵で暗号化し、ハッシュデータの比較などでデータの整合性を維持しています。他の顧客はもちろんドキュサインさえも操作できない複数の暗号鍵は、システムで厳密に管理され、顧客の電子文書がドキュサインの運用者または第三者による不正アクセスも防止しています。このような仕組みで、ドキュサインはクラウド上での電子文書(電子契約書)の非改ざん性を保証しています。

その他、電子データの保存要件には、保存義務・真実性の確保・関連書類の備付・見読性の確保・検索性の確保の5つの要件があります。

  1. 保存義務:ドキュサインのご利用に関する契約の有効期間中、お客様の書類をクラウド上に保存します。
  2. 真実性の確保:「タイムスタンプの付与」または「訂正及び削除の防止に関する事務処理の規定を定める」という2つのパータンがあり、ドキュサインは「事務処理規定を定める」で対応します。
  3. 関連書類の備付:ドキュサインから情報提供可能です。最終的にはお客様の運用マニュアル等の整備が必要になります。
  4. 見読性の確保:ドキュサインで締結・保存された書類は WEBGUI を介してディスプレイの画面及びプリンタ出力により確認可能です。
  5. 検索性の確保:ドキュサインでは外部ストレージと連携したソリューションで対応が可能です(運用方法としては Box や SharePoint に対して契約・締結した PDF とメタデータ、検索プロパティに契約日や金額を入力します。)

その他にオプションの Retrieve を使用し入力した契約日、金額、エンベロープID一覧をCSV化し検索する事が可能です。

それ以外の方法としては、「従来行っている台帳管理」という方法もあります。

以上、電子帳簿保存法について解説しましたが、今までタイムスタンプ付与が大前提であったものが、ユーザー側が自由に改変できない(弊社のようなサービス)システムの利用が可能になったという見直しは、今後電子署名を検討する上で安心してシステムを検討できる後ろ盾ができたのではないでしょうか。

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