生産性向上に役立つDocuSign eSginature(ドキュサインの電子署名)の新機能

ドキュサインの電子署名 新機能(2021年11月)

この1年間で、デジタルトランスフォーメーション(DX)はかつてない速度で進みました。コロナ禍の中でも事業を継続させるため、従来は手作業や対面で行われていたプロセスをリモート、つまりデジタルプロセスへシフトさせる必要があったからです。例えば、不動産物件をオンラインで見学する「オンライン内見」や、患者がリモートで医師の診察を受ける「遠隔医療」などがあります。DXの加速によって、私たちの仕事の進め方も変わりました。そして、働き方の変化に対応するために、新しいツールを習得したり、責務の範囲を拡大するなど新しい領域への挑戦が必要とされています。

私たちは、仕事はシンプルであるべきだと考えています。それは合意・契約プロセスにおいても同じです。そこでドキュサインは、マニュアルでの作業を減らし、柔軟性と可視性を高めて生産性をさらに向上することができるよう、契約アクション、一括送信管理、署名の委託など、DocuSign eSignature(ドキュサインの電子署名)に新しい機能を追加し、機能強化を実施しました。

マニュアル作業を減らして効率を最大化

生産性は、従業員が一日により多くの仕事をこなせるよう、仕事を簡素化することに尽きます。生産性を最大化するためには、マニュアルで行うワークフローを減らし、プロセスを効率化するためのツールが必要です。例えば、ドキュサインの電子署名には以下のような機能があります。

事前入力フィールド

事前入力フィールドにより、送信者が署名をしない場合でもフィールドへの入力が可能になります。例えば、IT資産管理フォームを送信する場合、(送信者は)署名する必要はありませんが、資産のカテゴリー、シリアル番号、モデル番号など入力済みのフィールドを署名者に見えるように必要があります。エンベロープ(電子封筒)を自分宛てに送信してフィールドを入力する代わりに、1) ドキュメントを選択 2) ドラッグ&ドロップで事前入力フィールドを配置 3) 送信、することができ、時間を節約し、最終的には契約プロセスを迅速化することができます。

事前入力フィールドで柔軟なエンベロープ作成を実現 →

連絡先の一括インポート

契約書の送信件数が増えるにつれ、すべての連絡先を効率よくアドレス帳に登録する方法が必要になります。この問題を解決するために、連絡先を一括でインポートできる機能を追加しました。この機能により、CSVファイルを使って最大500件の連絡先を一度にアップロードし、時間を節約することができます。1件ずつ手作業で登録する必要はもうありません。

アドレス帳に連絡先を一括インポートする方法 →

契約アクション

ドキュサインが昨年リリースした契約アクション機能により、署名完了後の一般的なタスク(署名済み文書の保管、DocuSign CLM ワークフローの開始、Google スプレッドシートへのデータエクスポートなど)の自動化が可能になりましたが、今回以下3つの機能を新たに追加しました。

  1. Google スプレッドシートに加えて、Excel Online へのデータエクスポートが可能
  2. (管理者であれば)Google マイドライブに加えて、共有ドライブに契約書を保管するルールの作成が可能
  3. アーカイブの際、同じエンベロープに関連するすべてのドキュメントをグループ化してzipファイルにまとめることができ、簡単にドキュメントを整理することが可能

なお、本機能は11月末の提供開始を予定しています。

ビジネスを発展させるために可視性と柔軟性を向上

一括送信管理  

ドキュサインの一括送信機能は、膨大な数の契約書を送信しているお客様が効率良く作業できるように設計されています。この機能を使えば、同一の契約書を一度に数百人に送信することができます。

最近リリースした一括送信管理により、一括送信バッチ内で送信されたエンベロープの追跡と管理が容易になりました。具体的には、送信に成功/失敗したエンベロープの数など、バッチおよびエンベロープに関する重要な情報への可視性が向上し、契約書を受信できなかった署名者への再送信といった対応を迅速に取ることが可能になります。

一括送信エンベロープの管理 →

署名の委託

休暇中で不在にしている時に、重要な契約書への署名や承認の依頼がきたらどうしますか?すぐに対応できない場合、納期が遅れてしまう等、ビジネスが止まってしまう可能性もあります。今回、新たに追加される署名の委託機能では、設定画面から署名の権限を委任する相手と委任期間(不在期間)を設定するだけで、当該の署名者が署名できない時に備えて別の人に署名を委任することができます。指定された期間に契約書への署名依頼が来ると、委任された人に代理で署名を求めるメールが届き、その人が代わりに署名し、契約プロセスを先へ進めることができます。本機能の公開は12月を予定しています。

Delegated signing in DocuSign eSignature

DocuSign eSignature for Microsoft Teams Approvals

今年のはじめに、ドキュサインの電子署名は Microsoft Teams との連携を開始し、Teams 内でシームレスに文書を送信したり署名できるようになりました。今回はさらに一歩進んで、ドキュサインの電子署名が Microsoft Approvals アプリ内でも利用可能になります。これにより、直接 Approvals アプリから電子署名を依頼したり、承認依頼を一元的に管理、把握することができます。Approvals アイコンを選択し、ドキュメントと必要事項を追加して、送信ボタンを押すだけです。

DocuSign eSignature for Microsoft Teams Approvals は年内の提供開始を予定しています。

DocuSign eSignature for Microsoft Teams Approvals

今、場所を問わず経済活動を行う「どこでも経済(The Anywhere Economy)」が広がりつつあり、それに合わせ私たちの働き方も変化しています。今回ご紹介した新機能は、従業員がそうした変化に適応していくために、そして生産性を向上し、より良い働き方を実現するために活用することができます。

ドキュサインの電子署名には、その他にもさまざまな便利な機能があり、ニーズに合わせてご利用いただくことができます。詳しくは、弊社営業担当までお電話(03-4588-5476)またはメールにてお問い合わせください。

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