オフィスは必要？不要？働き方とオフィスの気になる関係
新型コロナウイルス感染症拡大の影響により広まったテレワークですが、働き方のひとつのあり方として、今では決して珍しいものではなくなりました。テレワークに取り組みながらオフィスの重要性を実感することもあれば、在宅ワークの意外なメリットを発見することもあるのではないでしょうか。
ところで現在、テレワークを含む多様な働き方の登場により、物理的なオフィス空間の存在意義についても、さまざまな考え方が生まれてきていることをご存じでしょうか。変わりゆくオフィスの存在意義をめぐる最近のトレンドをみていきましょう。
オフィスの削減・縮小を進める理由とは
テレワークの普及に伴い、物理的なオフィスの削減や縮小を検討する企業が増えています。その特徴として、次のような点が挙げられます。
不動産賃料をはじめとしたコスト削減を目指す
物理的なオフィスの削減・縮小を進める企業の多くに共通するのは、それによってコストの削減を目指している点です。旧来、たとえ不動産賃料が高額であったとしても、アクセスのよい都市部にオフィスを構えることが好まれてきた理由のひとつは、やはり職場への通勤が仕事に必須だったからという事情があるでしょう。しかしテレワークの普及は、こうしたコストの負担が当たり前になっていたビジネス慣習に一石を投じることになりました。
これにより、会議や仕事の進め方を見直したり、就業規則、評価制度を再構築するなどの変化が、数多くの企業で起こってきているのが現在の状況といえるでしょう。また、必ずしもコスト削減が主な目的というわけではありませんが、「事業所の地方への移転」や「本社ビルの売却」といったニュースを耳にすることも多くなりました。
成果主義とセットで推進される場合が多い
オフィス削減・縮小に伴う話として見逃せないのは、それが業務の効率化・業務改善などの施策とセットで進められる場合が多いということです。なかには、オフィスの削減・縮小を進めながら、同時に経営目標について、高いノルマを課していこうとする企業も現れています。
在宅勤務を柔軟に許可していくことは、従業員向けの福利厚生という面もあります。しかし一方で、これまで以上に業務や進捗の見える化、そして担当業務に対して本質的なコミットメントが求められていくと考えられます。
物理的な空間への投資を進めるケースも
一方、オフィスを維持あるいは拡大する企業もあります。テレワークの導入が難しい業種、例えば、医療・福祉、製造の現場では、これまで同様、オフィスの必要性は変わらないでしょう。窓口業務においては、業態やサービス内容にもよりますが、オンライン接客を導入し、対面とオンラインをうまく使い分けている事例も見受けられます。また、創造的な業務では非言語のコミュニケーションが重要な役割を果たしていることが多く、それらは単なる文字情報や活字のやりとりに収まらないため、コミュニケーションの場としてオフィスは重要な役割を担うでしょう。
また、柔軟な働き方をサポートする取り組みのひとつとして、地方にサテライト・オフィスを開設したり、シェアオフィスを活用するなど、これまでとは異なる形でオフィスを拡充する企業もあります。さらに、ビデオ会議が普及したことから防音対策された個人用のブースを増設したり、ウェビナーやオンライン・イベントを撮影・配信するための専用スタジオを設ける等、オフィス設備に投資するケースも増えています。
このように物理的なモノ・コトを必要としたり、対面コミュニケーションに重きを置く業務では、オフィスの必要性は変わらず、その一方、ニューノーマルにおいてオフィスの役割が再定義されてきているのが現在の状況です。
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オフィスをめぐるスタンスの違いはどう整理できるか
これまで見てきたように、業種や職種、また企業によってオフィスに求めるところは様々です。この先どのように「オフィスの在り方」が変わっていくのかが注目されるところです。
では、このような違いが企業ごとに現れる理由はなんなのでしょうか。判断基準として、次のようなポイントが挙げられるでしょう。
仕事はどこまで可視化できるか/するべきか
テレワークが導入されて以降、業務の進捗報告や会議の議事録などのドキュメント管理が以前より徹底されるようになったと感じている方も多いのではないでしょうか。テレワークでは勤怠による物理的な拘束を伴わない分、仕事の結果や成果に基づくマネジメント手法が一層重視されるようになっていくと考えられます。言い換えると、客観的な作業ログや業績に基づいた管理になじみやすい業務ほど、場所にとらわえれない働き方が容易になるという関係性もあるでしょう。
また、勤怠管理に対する企業のスタンスや評価制度の違いによっても、オフィスの必要性が変わってくると考えられます。
対面コミュニケーションはどれだけ必要か
仕事には何気ない雑談のなかでチーム内の信頼関係が育ってきたり、とりとめのないアイデアを交換しあうなかで企画がまとまってきたりするという側面もあります。こうしたことが日々の業務にクリティカルな役割を果たしているとみるならば、引き続きオフィスは重要な役割を担うことでしょう。業務を遂行する上で対面コミュニケーションがどれだけ必要か（重要か）の度合いが、今後のオフィスのあり方を考える一つの指標になってくるでしょう。
各スタッフの「持ち場」は必要か
物理的なオフィスを構える際、座席の並べ方やレイアウトには仕事に対する考え方が色濃く反映されるものです。
例えば、対面での応対が必要な窓口業務であれば、各スタッフの持ち場を固定する必要も自然と大きくなります。一方、営業やコンサルタント系の職種を中心として、座席の位置を特に決めないフリーアドレス制なども普及してきています。オフィスの削減・縮小を進め、対面での会議が必要な場合のみ出社を命じるような場合であれば、フリーアドレス制などは相性が良いでしょう。
このように、企業ごとにオフィスの役割をどのように捉えているかはレイアウトにも表れます。
自社のスタッフはフルタイムでの雇用が原則か
一般的に、業務内容が具体的であり、達成・完了の要件が明確なものほど、請負契約などに馴染みやすくなっていきます。つまり、雇用関係に基づく従業員に対して勤怠を管理しながら仕事を割り当てるのではなく、完成した仕事に対して対価を支払うということです。
今後、正社員・契約社員・パートアルバイト・派遣社員だけではなく、こうした請負や準委任など、雇用に基づかない人材活用が盛んになっていくと、共に働く場としてのオフィスの必要性は薄れ、オフィスの削減・縮小が加速していくと考えられます。
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まとめ
働き方の多様化に伴い、オフィスの存在意義に対する考え方も多様になりつつあります。しかしオフィスを削減・縮小していく場合であれ、さらなる拡充を目指す場合であれ、そこで大切になるのは、対面で人とかかわる機会の希少性、またその価値を最大限引き出すことの重要性をよく理解することなのではないでしょうか。
働き方改革が叫ばれるようになって数年、コロナ禍で企業や人々の行動や考え方も大きく変わり、今までオフィスを中心としていた働き方も、働き方を中心に据えて「オフィスのあり方」を考える必要があるのかもしれません。