昨今、企業に対して自然災害や大事故、またテロなどの不測の事態が発生した際に備え、損害や企業活動への影響を最小限に留めるための方法や手段などを事前に取り決めることが推奨されています。その一つとして、多くの企業が時間や場所にとらわれない働き方としてテレワークを導入しはじめ、社員同士や社外の方とのコミュニケーションを遠隔でスムーズに実施するためのソリューションが注目を集めています。ビデオ会議サービス大手のZoom社への注目度は高く、またファイルやコンテンツをクラウド上で一元管理できるBox社のクラウドコンテンツマネージメントを導入している企業も多いのではないでしょうか。(弊社ドキュサインでもこれらのサービスを積極的に活用して、密にコミュニケーションを取りながら必要に応じて在宅勤務を行なっています。)

上記のサービスを利用すれば確かに、オフィスに出社しなくても社内・社外との会議やお客様との商談プロセスをオンラインで実現できるようになりますが、商談後に必要な処理を含むバックオフィス業務はまだまだオンライン化に対応できていないのではないでしょうか。

紙中心の業務がバックオフィス業務のデジタル化の壁に

バックオフィス業務が「紙中心」で構築されている場合、オフィス等の場所で、物理的に大量の紙、例えば納品書や請求書、 契約書、雇用契約書、伝票等を処理する作業が発生します。月末、期末、年度末などは特に業務量が増え、多くの日本企業の会計年度末である今月は、会計処理に携わっている方々は作業に追われていらっしゃるのではと想像できます。

また、商品売買に関わるバックオフィス業務においては、

  1. 契約書の作成
  2. 契約書記載事項の事前承認
  3. 相手先との契約内容交渉 (法務部門)
  4. 契約締結にかかわる稟議
  5. 契約締結処理【署名や捺印】(法務部門, 購買部門)
  6. 支払い・請求関わる社内伝票の作成・印刷・回覧 (経理・財務部門)
  7. 会計システム含め複数システム上で必要データの入力 (経理・財務部門)
  8. 支払い・請求処理 (経理・財務部門)
  9. 契約書保管処理 (法務部門)

といった作業が発生しているかと思います。

紙ベースで契約書のやり取りを顧客と進めた場合、無駄な工程が発生しやすい

他にも下記のような業務についても人手を介した形で、紙中心で実施・管理されていることが多いのではないでしょうか。

  • 人事・総務関連業務 : 社内申請・承認
    (テレワーク、通勤経路、育児休暇、有給取得等、研修受講、資産・備品借用)
  • 各部門共通 : 決裁伺い稟議 (物品の購入、見積もり額提示、予算承認 等)

しかし、これら「紙中心」のバックオフィス業務もドキュサインのDocuSign Agreement Cloudを利用することで、契約文書の準備、契約締結、契約後の処理、契約文書の管理、その他の紙中心の業務プロセスを一元的にデジタル化し、バックオフィス業務に携わる方々を物理的な場所での人手を介した作業から解放することができます。不測の事態が発生した場合でも、インターネット環境さえあればオンライン上で全てのプロセスが完結します。

DocuSign Agreement Cloudを使用すると、準備、締結、後処理、管理のすべての工程をよりセキュアに、効率的に契約プロセスを進めることができます

上図にあるように、DocuSign Agreement Cloudを構成する各コンポーネントはすべてSaaS(Software as a Service)サービスです。インターネット経由でソフトウェアを提供しているため、新たなシステム開発の必要はなく、お客様の要件に合わせた設定を構成するだけで直ぐにご利用いただくことが可能です。

ドキュサインは、世界中の企業の紙を中心とした業務プロセスを変革するお手伝いをし、ペーパーレス化はもちろん、業務の自動化や効率化、利用者体験向上への貢献ならびにデジタルトランスフォーメーションを推進しています。

今回ご紹介したDocuSign Agreement Cloudを活用したバックオフィス業務のオンライン化。通常の業務プロセスの改善策として、また有事に備えたBCP(事業継続計画)に盛り込むことを検討してみてはいかがでしょうか。

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