【機能紹介】コメント機能で契約書に関するやり取りを効率化

在宅勤務する日本人女性

契約書などの文書を受け取り、内容を確認している際、「この部分は正しいのか?」「この条項の意味がよく分からない」「ここの文言はこう変えて欲しい」など、不明な点や同意できない文言があるかもしれません。そのような場合、通常メールや電話で確認しますが、特にどの条項のどの部分といった話では、文書を見せながら説明したほうが早い場合もあります。

ドキュサインの電子署名(製品名:DocuSign eSignature)には、Word 文書Google ドキュメントのように、文書に直接コメントを追加して受信者に追加情報を提供したり、受信者が質問し、送信者がその質問に対して回答することができる「コメント機能」があります。そこで本記事では、「コメント機能」について、その使用方法や活用のコツを紹介します。

コメント機能を有効にする方法

コメント機能はデフォルトでは無効になっているため、利用するには「すべての管理機能」権限を持つ管理者が設定を変更する必要があります。コメント機能の設定は、アカウント内のすべてのユーザーに適用されるため、アカウント内の一部のユーザーだけに適用することはできません。

  1. DocuSign eSignature の管理画面を開き、ページ左側の[コメント]を選択します。
  2. [このアカウントから送信されるエンベロープのコメント機能を有効にする]のチェックボックスをオンにします。
  3. [保存] を選択します。

2の[このアカウントから送信されるエンベロープのコメント機能を有効にする]のステップで、[差出人による上書きを許可する]と[コメント投稿の通知メールにコメント内容を記述する]のオン/オフを設定することができます。

[差出人による上書きを許可する]をオンにすることで、エンベロープを送信する際、差出人自身が[詳細設定]から各エンベロープのコメント機能を有効または無効にするか選択できるようになります。詳しくは、サポートページ『エンベロープに対するコメント機能を無効にする』をご覧ください。

また、[コメント投稿の通知メールにコメント内容を記述する]をオンにすることで、通知メールにコメントの内容が記載されるようになります。

文書にコメントを追加する方法

  1. コメントを追加する文書を開きます。
  2. 文書上部にある [コメントの追加] アイコンをクリックします。 ドキュサインの電子署名 - コメントを追加のアイコン
  3. 文書上で、コメントを追加する場所をクリックし、[コメントの入力] ボックス内に質問やコメントを入力します。 ドキュサインの電子署名 - コメントの入力ボックス
  4. [投稿] をクリックして完了です。

なお、初めてコメントを投稿する際は、コメント機能の使用に関する条件に同意する必要があります。以下の画面が表示されるので、[投稿] をクリックしてください。[キャンセル] をクリックするとコメントは投稿されません。

コメント機能の利用規約

コメントを確認する方法

投稿されたコメントの確認方法は、以下2つの方法があります。

  • コメントに関する通知メールに記載されているリンクをクリックします。
  • すでに DocuSign のアカウントをお持ちの場合は、アカウントにログインして管理画面から当該エンベロープを選択します。[View the documents (コメントを確認する) ] をクリックすると、コメントが表示されます。 ドキュサインの電子署名 - コメントの確認方法

また、すでに追加されているコメントに対し、返信を投稿することも可能です。コメントを表示したら、[返信の入力] ボックス内にコメントを入力して、[返信] をクリックします。

コメント機能を効果的に活用するコツ

利用シーンや頻度にあわせて、コメントに関する通知メールの受信頻度を調整したり、特定のユーザーのみにコメントを表示させることができます。コメント機能を使いこなすために、ぜひ参考にしてみてください。

コメントに関する通知機能

差出人として送信したエンベロープに関するコメントの通知メールを受け取る場合は、[個人設定] > [通知] の順で進み、[送信通知] セクションの [送信したエンベロープにコメントが投稿された] にチェックを入れます。[すべてのコメント] を選択すると、コメントや返信が投稿される度に通知が送信されます。[自分についてのコメントおよび自分のプライベートコメント] を選択した場合は、自分宛のコメントが投稿された時のみ通知が送信されるようになります。通知機能を無効にする場合は、チェックを外してください。

同様に、受信したエンベロープのコメント通知頻度を設定することも可能です。[受信通知] セクションにある [受信したエンベロープにコメントが投稿された] のチェックボックスのオン/オフを切り替えます。

詳しくはサポートページ『コメントに関する通知頻度の設定』をご確認ください。

コメントの表示/非表示の設定

コメントを投稿する際、特定のユーザーに対してコメントすることができます。[コメントの表示を許可] のドロップダウンから、コメントの表示を許可するユーザーを選択します。選択されていないユーザーにはコメントは表示されません。

コメントの表示を許可

コメント履歴のダウンロード

エンベロープのコメント履歴はダウンロードすることができます。[ダウンロード] のアイコンをクリックし、[コメント履歴] にチェックを入れます。「文書」や「完了証明書」も同時にダウンロードすることができます。エンベロープの差出人はすべてのコメントの履歴をダウンロードできますが、受信者は自分宛、または自分が投稿したコメントの履歴のみダウンロード可能です。

なお、コメント機能を使用する場合には、いくつかの制限事項があります。

  • コメントを投稿した後、コメントを編集したり削除することはできません。
  • コメントとして入力できるのは500文字までです。
  • 同席する署名者宛てにはコメントは投稿できません。
  • 文書の表示条件」機能が有効なエンベロープでは、文書へのアクセス権があるユーザーに対してのみコメントを投稿することができます。

いかがでしたか?コメント機能を利用すれば、契約書について疑問点などがある場合でもメールや電話でやり取りする必要がなくなり、ドキュサイン上でスムーズにコミュニケーションをとることができます。その他にも、ドキュサインの電子署名には便利な機能が数多くあります。こうした機能を活用して、合意・契約プロセスの効率化を図ってみてはいかがでしょうか。

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