テレワークで営業活動を成功させるためのツールとは?

Tools-for-Remote-Sales-Team

本ブログは米国ドキュサイン本社の以下のブログの抄訳です。

Collaboration Tools for Remote Sales Teams

 

世界的にテレワークは増加傾向にあります。これは新型コロナウイルス感染症対策としてだけでなく、FlexJobs Global Workplace Analytics によるテレワークに関する調査によると、過去5年間でリモートで働く人の数は 44% 増加しています。この傾向は、BCP(事業継続計画)への対応やテレワーク導入によるメリットなどを踏まえ、パンデミックの終息後、すなわちアフターコロナでも続くと予想されています。

従業員、特に営業チームのメンバーが在宅勤務など異なる場所で働いている場合、テレワークに適した最新のソリューションを取り入れることでビジネスの成功が期待できます。

今回の記事では、テレワークでも短期的に成果を出し、また長期的なビジネスの成功に必要な基礎を築くためのコラボレーションツールをご紹介します。

ステップ 1:従業員同士のつながり

テレワークを導入する際、対応すべきことは何でしょうか?コミュニケーション、セキュリティ、勤怠管理などが考えられますが、まずは簡単に導入できるテレワークに役立つビジネスソリューションをいくつかご紹介します。

  • 電子署名 
  • ファイル共有
  • ビデオ会議
  • プロジェクト管理
  • インスタントメッセージ(チャットツール)

このようなツールは、ドキュメントの保存や検索が可能な一元化された場所を提供し、チームメンバーのワークフローの可視化リアルタイムなコミュニケーションを可能にします。これらのコラボレーションツールを活用することで同僚が一緒にいても離れていても、チームの生産性を向上させることができます。

ドキュサインの電子署名

電子署名ソリューションにより、営業担当者はメールアドレスがあれば誰にでも署名用の契約書を送信することができます。契約書を印刷、署名、スキャン、ファックス、郵送して契約書を完成させるために時間とコストかける必要はなくパソコンやモバイルデバイスから契約書を電子的に送信し、取引先や関係者から署名をもらうことができます。また、契約書が承認プロセスのどこにあるかをチームで追跡することができるので、チーム間でのコラボレーションが容易になり、プロセス全体迅速化することができます。

ドキュサインの電子署名(製品名:DocuSign eSignature)は世界中の何十万もの企業に採用されていますが、交わされている契約書の約 82% 1 日以内に署名されています。また、人件費を削減し、従業員の生産性向上することで、契約書 1 件あたり平均 3,800 円のコスト削減を実現しています。さらに、電子署名は迅速かつ簡単に設定でき、他のビジネス・アプリケーションと統合することで、どこからでも契約書に署名できるようになります。

ステップ 2:契約プロセスの自動化

外出自粛要請が解除され、従来のビジネスが再開された際に営業チームが成功を収めるために、検討すべき追加のデジタルインフラストラクチャがあります。それは、署名の前後で発生する非効率な手動の契約プロセスを自動化することす。ここでは、契約に関わるプロセスを合理化できるソリューションの例を紹介します。

  • 契約ライフサイクルマネジメント(CLM
  • ドキュメント生成
  • 契約交渉
  • 顧客関係管理(CRM

契約ライフサイクルマネジメント(CLM)

ビジネスが成長するにつれ、大量の契約書を一元的に保存・管理できる契約ライフサイクルマネジメント(CLM)のソリューションが必要になることでしょう今年、ガートナー社が初となるCLM分野におけるマジック・クアドラントレポートを発表したことからも、この製品カテゴリーの重要性がわかります契約ライフサイクルマネジメントのソリューションにより、チームはすべての契約書を保存、タグ付け、整理し、細かい権限管理を行いながら、単一の検索可能な場所保存・管理することができます。DocuSign CLM を使用することで、例えば調達および法務チームは、契約書を検索するために費やしていた時間を節約するだけでなく、契約の監視を強化することできます。

契約プロセスにおける最大の問題は、承認、条項管理、ワークフローにあります。主要な契約管理ソリューションは、事前承認済みの条項やフォールバック・オプションに簡単にアクセスできるライブラリを提供することで、交渉時の法務部門への依存度を低減します。

契約書の修正・変更

契約書の草案が作成されると、署名が必要な最終版が完成するまでに、契約交渉プロセスの一部として変更や訂正作業が必要になることがよくあります。多くの企業では、このプロセスをスプレッドシートやワード文書のような、契約書の作成には適切ではないツールを使ってマニュアルで管理しています。

契約書が完成するまでに平均 3 ~ 4 つのバージョンを作成しており、レビュー、訂正、承認を管理するプロセスに1契約あたり 30 時間以上かかることもあります。

これは、契約プロセスに時間を割くための人的リソースが充分ではない中小企業にとっては、特にコストがかさむのではないでしょうかDocuSign Negotiate for Salesforce を使用することで、担当者は Salesforceの顧客、製品、価格データから契約書を自動的に生成することができます。また、ビジネスルールや案件サイズなどSalesforce 上のデータに基づいて、コンテンツを追加削除することも可能です。担当者は Negotiate を使用して、社内外のレビュアーと協力して交渉や承認を行うことできます。すべてが一元的に追跡でき、バージョン管理や、誰がいつ何をしたかの監査証跡も記録されます

今日、最も成功している営業チームは、テクノロジーを活用して、チーム間および顧客との「つながり」を維持しビジネスのスピードを落とす可能性のある手動プロセスのデジタル化を推進しています

ドキュサインは、お客様のビジネスがデジタルトランスフォーメーションのどの段階であっても導入可能な、営業活動を効率化するためのツールをご用意しています製品に関するご質問は、お電話(03-4577-9801)またはお問い合わせフォームよりお気軽にお問い合わせください。

 

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