契約書のペーパーレス化で何が変わる?電子契約のメリットを考えてみよう

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文書のペーパーレス化に取り組む企業が増える一方で、日本には契約書を紙で交わす商習慣も根強く残っています。そもそも紙の契約書にはどんなデメリットがあり、電子契約に移行するとどんなメリットがあるのでしょうか?

紙の契約書のここがネック! 紙のデメリットとは?

①手間と時間がかかる

紙だと契約書の作成や印刷、稟議を通れば捺印、郵送・返送…と、契約締結までにかかる手間と時間がとにかくネックです。承認者の数が多ければ工数も増えます。それだけでなく、保管中の契約書を探すのにも一苦労、と感じる方も多いのではないでしょうか?

②場所を取る

紙の文書は保管スペース(キャビネット・資料室など)の確保が必要です。有効期間内の契約書はもちろん、期間が満了した契約や契約破棄になった書類も一定期間保存する必要があるので、オフィスの一角が紙に占領されてしまいます。

③コストがかかる

紙の契約書には収入印紙代や印刷・郵送代などがかかります。保管場所を別途契約する場合は、その契約費用やランニングコストも忘れてはいけません。

紙にサヨナラ! 契約書を電子化するメリットとは?

契約のペーパーレス化ができる!と注目されているのが電子契約です。電子契約は、インターネット上で電子ファイルの契約書を取り交わし、署名と判子の代わりに電子署名やタイムスタンプを用います。ちなみに「契約書の電子化」という言葉も耳にしたことがあるもしれませんが、厳密には「紙の契約書のデジタル化」を指します。

では、電子契約にはどのようなメリットがあるのでしょうか?

  • 契約手続きがスピードアップ

電子契約はWeb上で完結するので、PCやスマートフォンさえあれば、いつでもどこでも契約締結が可能です。契約までのリードタイムを大幅に短縮できます。

  • 文書の一元管理で業務効率化

電子契約なら契約や合意にかかわる文書をデータ化して一元管理できます。検索性アップはもちろん、契約の進捗管理が簡単になって業務効率化が図れます。

  • 省スペース化

契約書をペーパーレス化すると、物理的な保管場所を新たに用意する必要がありません。省スペース化によってワーキングスペースを有効活用できます。

  • コスト削減

紙の契約書に欠かせなかった収入印紙の貼付は、電子契約では不要です。印紙代の節約だけでなく、紙で発生していた印刷・郵送費や、これらの作業にかかっていた人件費なども削減できます。

  • コンプライアンス強化

電子契約は、署名や判子の代わりとなる電子署名とタイムスタンプによって、契約書の改ざんリスクを減らしました。また、契約フローの可視化によって締結漏れが防げ、原本の紛失リスクも減らせるので、コンプライアンスが強化されます。

  • BCP(事業継続計画)対策

電子契約はデジタル文書の送受信のみで、契約書の原本はWeb上でバックアップされます。災害時の契約書類の損失リスクを減らせて、BCP対策にも有効です。

  • 電子契約で紙はなくなる?

答えはNOです。一部の契約は今も紙でしか締結できません。さらに、過去に締結した契約書の原本も保管する必要があるので、紙の契約書は残ります。ペーパーレス化できる契約を電子契約に切り替えて、紙と電子契約を使い分けながら業務効率化を目指すのがおすすめです。

まとめ

電子契約はペーパーレス化によって契約フローの可視化と効率化を実現し、ビジネスを加速させてくれることがわかりました。時間や場所を選ばずに契約手続きを進められる電子契約を導入して、より柔軟な働き方を目指してみませんか?

以下のドキュサインの電子署名を活用し、業務効率を劇的に向上させたお客様の事例もご参考くださいね。

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