電子署名が効果的である9つの理由
本ブログは米国ドキュサイン本社の以下のブログの抄訳です。
電子署名ソリューションにより、企業は契約書をオンライン上で安全に作成し、必要に応じてカスタマイズ、署名捺印のために顧客や取引先、従業員に簡単に送信することができます。何億もの署名・捺印が電子的に行われていることから、企業は電子署名のメリットを感じており、それは署名をする側にとっても同様です。
このソリューションは、営業、人事、法務、調達など、ほぼ全ての部署において、その顧客や従業員を含む、契約プロセスに関わる全ての人に新しい価値を提供します。そして、今日多くの人々が求めている「スピード感」や「接続性」のある顧客体験を提供することができます。営業チームは営業プロセスを加速させる効率性を評価しています。コンプライアンスチームは、統一・標準化されたプロセスを評価しており、契約書の紛失や誤って契約が実行されてしまうリスクを軽減しています。
今回は、ドキュサインの電子署名がビジネスおよび顧客にもたらす効果を最大化し、価値を生み出す 9 つのポイントをご紹介します。
1. 従業員の生産性
売買契約書、オファーレター、口座開設の申込書、請求書など、合意・契約はあらゆる場面で存在します。ドキュサインの電子署名は、単に契約書に電子的な署名をするだけでなく、署名の前後に発生する問題も解決します。マニュアルで契約書を作成している場合、契約書の準備に時間がかかる、なかなか署名済みの文書を回収できない、紛失の恐れがある等、様々な問題に直面することでしょう。電子署名を使えば、わずか数分で署名をもらうことも可能になります。もし、一人ひとりの営業担当者が契約管理業務において1日当たり1時間節約することができたら、営業活動や顧客のためにもっと時間を有効活用できるでしょう。
2. コスト削減
ドキュサインの電子署名を利用すれば、契約書の印刷、郵送、および管理にかかるコストや印紙代を削減し、契約書1件あたり平均3,800円を節約することができます。また、人為的なミスや NIGO（not in good order）文書に関連した隠れたコストを排除します。このような契約書の修正には、正しく作成された場合と比較して4倍の処理コストがかかると言われています。
3. 収益化の加速
契約書の作成に必要なデータ入力や印刷、郵送など毎回決まりきった作業や、それに生じて起こりうるミスにイライラしてしまうことはありませんか。ドキュサインの電子署名はこれら手作業による苛立ちや不満を排除し、契約締結までの時間を大幅に短縮します。つまり、収益化するまでの期間が短くなるということです。電子署名を利用することで、最大82%の契約が1日以内に、50%の契約が15分以内に完了します。また、DocuSign Payments で署名と同時に決済手続きを実行することで、企業は契約から収益化までを迅速に完了することができます。
4. 効率性
契約書が今どんな状態にあるのか都度確認したり、マニュアルで承認の順番を管理する必要はもうありません。ドキュサインの電子署名では、誰が署名を完了したか（完了していないか）をリアルタイムで追跡することができます。同じ文書を多数の受信者に送信する場合、一括送信機能を使用することで、複数の受信者に送信する際に起こりがちなミスや手間を削減します。署名者のリストをインポートするだけで、それぞれの署名者が（同じ書式の）文書を受け取り、それぞれ署名することができます。
契約の承認を迅速に行うことで、「待つ」時間が圧倒的に減り、時間を有意義に使うことができるでしょう。
5. イノベーション
ドキュサインの電子署名を採用することで、組織全体のデジタルトランスフォーメーションが一層加速されます。電子署名は、署名の収集を迅速に行うだけでなく、Salesforce や Microsoft、Google といった 何百ものビジネスツールと統合し、手間のかかる重複作業を自動化します。デジタル・プロセスは、組織内の各部門間での接続性を高め、システム全体をよりよくコントロールできるようにします。デジタルトランスフォーメーションの推進は、社内外での開発コストの削減にもつながります。
6. カスタマーエクスペリエンス
昨今、迅速かつ利便性の高い、テクノロジーを活用した対応を期待している顧客が増えています。契約プロセスを最新のものにアップデートし、断片的になりがちな手作業によるプロセスの問題点を取り除くことで、リスクを最小限に抑えながら顧客が求めるスムーズなデジタル体験が提供できるようになります。ドキュサインの電子署名は、顧客や取引先、パートナー、従業員が、いつでもどこからでも、あらゆるデバイスで契約を完了させることを可能にします。レスポンシブ署名機能は、文書のフォーマットをデバイスのサイズや向きに適応させるため、縮小されたPDFの文書をピンチしたりズームしたりする必要はありません。
7. リスクの低減
電子メールはサイバー攻撃に対して最も脆弱なプラットフォームの一つですが、それでも80％の人が電子メールで契約書を送った経験があります。オンラインで契約書を送信・署名することで、運用上のリスクを大幅に低減します。また、契約書をデジタルで保存することで、ディザスタ・リカバリ*の対策にもなります。
*災害の発生によってシステムやデータが致命的な被害を受けた際に迅速に復旧できるよう準備されている体制のこと
8. コンプライアンス
ドキュサインは、GDPR や FedRAMP 認証を含む、最も厳しい米国や EU、世界各国のプライバシー保護およびセキュリティの要件を満たしており、またアメリカの電子署名（ESIGN）法、UETA、および EU の eIDAS 規制に準拠しています。日本における電子署名の適法性については、「電子契約・電子署名に関する法律のまとめ」をご覧ください。
9. 環境への配慮
紙ベースの契約書をマニュアルで管理 ー これは時間、お金、そして紙の浪費を意味します。電子署名ソリューションは、書類の印刷、手書きの署名、スキャンなどの作業、さらには完了した文書の保管またはシュレッダーにかけるといった作業から解放します。さらに、企業のペーパーレス化を支援し、紙の使用量や廃棄物を減らすことができます。ドキュサインは2003年以来、お客様と共に200億枚以上の紙と250万本の木を節約しています。
ドキュサインでは、電子署名を体験できる30日間の無料トライアルをご用意しています。また、弊社製品のお問い合わせは、お電話（03-4588-5476）またはお問い合わせフォームより承っております。ぜひドキュサインの電子署名をお試しください。
