電子署名サービスを選ぶ際にチェックすべき7つのポイント

スマートフォンを外出先で操作する男性

昨今、企業間の競争力を維持・強化するために、デジタルトランスフォーメーション(DX)を推進していくことが求められています。その一つの手段として、電子署名サービスを導入する企業が増えており、不動産や建設、医療、製造、ITサービス、メディア等、多種多様な業界で、従来の紙やハンコに代わって電子署名を利用しています。

今回は、電子署名サービスを検討する際にチェックすべき7つのポイントをご紹介します。

1. 既に使用しているツールに対応しているか

現在使用しているツールやソフトウェアをそのまま使うことができ、ワークフローを大幅に変更することなく電子署名を導入できることが大切です。ドキュサインの電子署名は、Adobe PDFWord文書、Excelスプレッドシート、Google ドキュメントなど様々な形式のファイルをサポートしており、さらにSalesforce、Microsoft、Google、SAPなど350以上のアプリケーションと統合しています。つまり、普段から使用しているツールにそのまま署名プロセスを組み込むことができ、スムーズに利用を開始することができます。

2. 誰でも簡単に署名できるか

社内で電子署名サービスを利用する従業員はもちろん、署名する側、つまり顧客や取引先にとっても簡単に使えるサービスを選びましょう。すばやく直感的に利用できるドキュサインの電子署名なら、たった数回のクリックで署名・押印ができます。また、ワークフローに合った電子署名サービスを選択することも重要です。たとえば、複数のタイプの署名が使えること、1つの文書に複数の署名者が署名できること、電子印鑑が使えること、複数言語をサポートしていること等です。

3. ご利用のコンテンツおよびワークフロー管理システムに対応しているか

署名のワークフローから紙を排除する電子署名サービスを導入することは、自動化に投資することでもあります。ドキュサインは、Box、SharePoint、OpenText、Oracle、Alfresco、Laserfiche、Nintex、K2などのコンテンツや文書の管理、およびワークフロー自動化システムに対応しています。

4. 安心・安全に利用できるかどうか

電子署名の導入を検討する際にチェックしておきたいポイントとして「セキュリティ」「可用性」などが挙げられます。強固なセキュリティ対策がなされてなかったり、メンテナンスのために利用できない時間帯があってはビジネスに悪影響をもたらしかねません。ドキュサインでは、重要な個人情報を含むお客様の大切な文書をお預かりしているため、セキュリティ対策を最も優先すべき事項として捉えています。具体的には、フォーチュン500企業、世界最大の金融機関、その他のグローバル企業などのように、世界中の最も厳格なセキュリティの要件を満たしています。また、世界中でサービスを提供していることから、スケーラブルで高性能、且つ可用性の高いプラットフォームを維持しており、過去数年の実績稼働率は99.99%以上になります。

5. 適切な規則に準拠しているかどうか

関係する国や業界に固有の規則に準じた国際標準に基づいているか確認してください。ドキュサインの電子署名は、アメリカ食品医薬品局(FDA)の連邦規則集(CFR)21巻11条、医療保険の携行と責任に関する法律(HIPAA)、サーベンス・オクスリー法、EU規則No 910/2014(eIDAS規則)などの厳しい法規制要件を満たしています。日本国内においても、契約方式自由の観点から、電子署名による契約の成立自体は一部の場合を除き有効です。電子署名法電子帳簿保存法等、電子契約および電子署名に関する法律については「電子契約関連の法律まとめ」をご覧ください。

6. いつでもどこでも簡単に電子署名できるか

ユーザーはいつでもどこでも、そしてどんなデバイスからでも電子署名できることが理想です。オフィスでPCに向かっている時はもちろん、移動中や自宅でスマートフォンやタブレットなどのモバイル機器を使っている時もです。ドキュサインの電子署名なら、署名者は専用のソフトウェアをインストールすることなく、セキュアなWebアプリケーション上で簡単に電子署名することができます。署名するだけなら、新たにアカウントを作成する必要もありません。

7. ROI(費用対効果)が見込めるか

紙の契約書の場合、印刷、製本、発送、追跡、スキャン、保管など、契約書の作成から締結完了までには数えきれないほどの作業があります。電子署名によって、印刷代や郵送料、収入印紙代などの実費、これらの作業にかかる人件費などのコストを削減することができます、ドキュサインなら、導入にかかる時間が短く、業務への影響も最小限で、メンテナンス作業もほとんど必要ありません。どのプランが最適か分からないという方は、「電子署名の費用対効果は?料金プランの選び方」を参考にしてみてください。また、ドキュサイン製品や料金プランのご相談は、お電話(03-4577-9801)またはお問い合わせフォームより承っております。

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