今すぐ試したい！仕事がサクサク進む6つのビジネスツール
業務効率化は企業にとって、普遍的な経営課題であることは言うまでもありません。その有効な解決手段の1つとなるのがビジネスツールの活用です。今回はコミュニケーションツールをはじめ、幅広い業種・業務に共通する切り口のもと、代表的なビジネスツールの利用シーンや得られる効果についてご紹介します。
ポイントは「つながり」と「コラボレーション」
ビジネスシーンにおいて、かつては長らくの間、通常は電話やメールでやり取りし、必要に応じて対面で会議を行うというスタイルが主流でした。しかし、近年は情報が複雑化すると同時にその量が急増し、また働き方の多様化も進むなどの変化を背景に、これまでの方法では限界を迎えるケースが出てきています。そこで活用したいのが、コミュニケーションを円滑に進め、つながりやコラボレーションを強化するためのツールです。
1. ビジネスチャット
メールに代わるコミュニケーション手段として最近普及しているのがビジネスチャットです。Microsoft TeamsやGoogle Chat、Slackなど、テキストを用いた会話形式でやり取りすることができ、メールのようにその都度宛先を設定して件名を書く必要がなく、端的かつ手軽にメッセージを送信できます。チームやプロジェクトごとのスレッド別にやり取りを管理できるので、これまで以上にコラボレーションがしやすくなり、コミュニケーションの活性化につながります。また、わざわざメッセージを送るほどではないけど、「了解です」「ありがとう」と伝えたい時に、絵文字で反応できるリアクション機能も特徴のひとつです。
2. Web会議
対面での商談や会議に代わるコミュニケーションの手段として、急速に広まっているのがWeb会議システムです。ZoomやGoogle Meet、Microsoft Teamsが代表するように、リアルタイムで複数の人が同時に音声と映像でコミュニケーションを取ることができます。そのメリットは何と言っても、どこからでも実施・参加することができ、移動の時間と労力、コストがゼロにできることです。Web会議中に文字情報もやり取りできるので、URLなどの即時共有も可能です。さらには画面共有機能も備えているので、資料のファイルを開いて、参加者全員に見せながら会議を行うこともできます。
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3. プロジェクト管理
プロジェクト管理には、BacklogやRedmineなどのようなソフトウェアを用いることで大幅な効率化が望めます。プロジェクト管理の内容は多岐にわたりますが、その1つに進捗管理があり、手段としてはガントチャートがよく使われています。表計算ソフトでガントチャートを作成すると、手間と時間がかかるのはもちろん、メンバー間での情報共有も容易ではありません。プロジェクト管理ツールには、ガントチャートをはじめ、タスク管理など必要な機能が一通り揃っているので、綿密にタスクを管理しながら関係者とのリアルタイムな情報共有が可能になります。また、工数を削減し、スムーズなプロジェクト管理を支援します。
ペーパーレス化で業務効率アップ
今や紙ベースでの業務は何かと不都合が生じるのは周知の通りです。ペーパーレス化を推進することによって、紙代や印刷代などのコストを削減でき、紛失や毀損、盗難といったリスクを減らすと同時にセキュリティを強化することができます。また、紙の使用量を減らすことは森林保護にもつながります。
それでは、ペーパーレス化の切り口で業務を効率化できるツールには、どのようなものがあるのでしょうか。
4. ワークフローシステム
例えば、稟議書や報告書、休暇など各種届出をはじめ、社内のさまざまな承認・申請業務をデジタル化するワークフローシステムがあります。申請者から決められた順番に、ワークフローに沿って自動で配信・回覧し、最終的に決裁/承認者が決裁・承認します。従来のように紙の書類を回す必要がなく、すべてオンライン上で完結するので、申請から承認までのプロセスの迅速化が期待できます。「担当者が出張中なので承認をもらえない」ということもありません。加えて、決裁・承認がどこまで進んでいるのか可視化されるため、滞っている箇所をすぐに特定して対処できます。
5. 電子署名
電子署名も業務効率化に有効なツールの1つです。契約書などの文書に対して電子的に署名することができ、法的にも有効性が認められています。紙の文書のように印刷、製本、郵送、保管といったマニュアル作業が必要ないため、物理的な作業にかかる手間や時間、コストを削減することができます。また、郵送代はもちろん、電子契約では印紙税もかかりません。その上、電子署名には改ざんの防止、署名捺印を行った本人の真正性の確認も可能であり、セキュリティやコンプライアンスの強化にも直結します。ドキュサインの電子署名には電子印鑑機能が搭載されているので、これまで紙に押印していた書類も簡単に電子化することができます。
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マニュアル作業を省力化
6. RPA（Robotic Process Automation）
何度も繰り返されるような定型業務で効果を発揮するのが、近年注目を集めている、RPA（Robotic Process Automation／ロボティック・プロセス・オートメーション）です。マニュアル作業を自動化することにより、負荷軽減や業務スピードの向上、人的ミスの防止などの効果が得られます。さらには、このような定型業務をロボットが代行することで、人材不足の問題解決になると期待されています。
今までは大企業向けの高価な製品が多かったのですが、最近では無料で利用できるソフトウェアも登場しています。なかでもこの3月、Microsoft社からWindows 10ユーザー向けに、RPAツール「Power Automate Desktop」の無償提供が始まり注目されています。人が行ったマウス操作・キーボード入力などをそのままマクロとして保存でき、再生することで自動化できます。
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今回ご紹介したようなビジネスツールは、自社の業務内容や組織の規模、予算などに応じて導入を検討するのがよいでしょう。しかし、やみくもにツールを導入して、「ツールの種類が多すぎて使いこなせない」となってしまっては本末転倒です。例えば、ドキュサインの電子署名は、本記事でも取り上げているMicrosoft TeamsやSlack、Salesforce、Google Workspace、kintoneなど350以上のツールと連携しているので、普段からよく使っているツールから直接文書を送信したり、署名捺印することができます。こういった連携ソリューションの有無も導入を検討する際の判断材料になるでしょう。
いかがでしたか。新年度がはじまったこの機会に、ぜひ既存業務の見直しを図り、各種ツールの導入やアップグレードを検討してみてはいかがでしょうか。