ルール作り？勤怠管理？テレワークで人事が注意しなければならない3つのこと
テレワークがしやすい職場環境を実現していくことは、働く側にとっても、人を雇用する側にとってもメリットがあります。
しかし、通勤せずとも仕事ができる環境を実現することは、決して簡単なことではありません。事前準備のもと、計画性をもってテレワークに移行していくことが大切です。
早急なワークスタイルの変革が叫ばれる中、円滑にテレワークを取り入れていくためには、何が必要なのでしょうか。実施にあたって、人事をはじめとした管理部門のメンバーを中心に対応すべきことについて、早速見ていきましょう。
1. 就業規則や労働契約書など法務面からの対応
テレワークを取り入れるにあたり、まず意識しておきたいのは就業場所を明確にすることです。そして就業規則の内容も、必要に応じてテレワークが導入可能としておくことが大切です。
好ましいのは就業場所を自宅などと定め、できれば書面で合意をもらうことです。就業場所がどこであるかは、労働契約においても非常に重要な要素です。書面であれ口頭であれ、この点については必ず双方の認識をクリアにしておきましょう。
テレワークの実施にあたり、法律上では、書面での合意が必須というわけではありません。例えば、災害やパンデミック（世界的な疫病の大流行）などが起きた場合のように、合意を得る間もないまま急ぎ実施される状況もあるかもしれません。
しかし、もし就業場所そのものが不明確であれば、自然と労働時間の計算も曖昧になっていき、後に支給される給与などをめぐって労使間で争いが起きてしまうことが考えられます。そうしたことを防ぐためにも、自宅なら自宅と就業場所を定めたうえで、就業時間中はいつでも連絡がつくようにしてもらう、などの条件を明確にしましょう。
こうした一連の対応があらかじめ済んでいれば、もし労働基準監督署などが立ち入り調査を行ったとしても、事業所側の説明責任を適切に果たすことができます。各スタッフの就業場所がバラバラな状態でも、適切に労務管理が行えていることを説明できるようにするために、これら一連の段取りは大切にすべきでしょう。
2. 勤怠実績を把握するためのシステム整備
給与計算では通常、働いた時間、すなわち勤怠実績を把握する必要があります。これは、たとえ時給制などでなく、基本給が定められているような場合でも基本的には同様です。
日本の多くの会社で取り入れられている「日給月給制」というルールのもとでは、欠勤・遅刻・早退などの時間を管理し、それらを給与の支給額から控除する必要があります。
そのため、働いた時間・働かなかった時間の管理が必要となるのです。例えば、かなり厳格にテレワークを導入する会社であれば、自室にカメラを設置することが求められることもあります。簡便なやり方ですと、チャットアプリなどで勤務開始時間と勤務終了時間を報告させ、マネージャーがそれを承認するといった方法が考えられます。
もし業務過多の人がいるのにそれを把握せず、結果として健康を害する人が出てしまったような場合、たとえテレワークであっても、会社側が管理責任を問われることは十分あり得ます。勤怠実績を把握する仕組みを作ることは、そうした万一の事態に備え、組織の守りを強くするためにも必要なことです。
しかしその一方で、オフィスで勤務する時とは状況や条件が異なります。そのことも考慮した上で、働く側と雇う側がお互いに納得できるルールや仕組み作りを進めることが大切なのかもしれません。
3. リモートでも仕事ができる環境づくり
テレワークを適切に実施するためには、他部署から協力を得ることも重要です。特に、社内システムの開発・運用などを担う情報システム部やエンジニアとの協力は、取り組み全体の成功の鍵ともいえます。
就業場所を在宅などとした場合、何の対策もなければ、会社の機密情報・個人情報などが流出してしまうリスクが高まります。
例えば、「シャドーIT」などとも呼ばれる、個人用のデバイスと業務用のデバイスを混同してしまうことは、デバイスの紛失などによって情報漏えいリスクを高めます。そのほかには、フリーWi-Fiで作業をしないことや、ログインに必要なパスワードなどを安易に付箋などに書いたりしないことなども、業務に取り組むスタッフに向けて啓発していくことが大切です。
テレワークを進める際には、管理部門の業務知識だけでなく、IT技術や情報セキュリティに対する知見も生かしていくことで、より洗練された仕組みへとまとめていくことができます。
請負・準委任契約によるテレワークとは
ここまで見てきたのは、いままで職場に出社していた従業員がテレワークに切り替えていく際の注意点でした。その一方で、発想を変えれば、雇用に基づかずに稼働する人員を新たに確保し、そうした人員にリモートの業務をアサインするという方法もあります。
たとえば、エンジニアやデザイナー、ライターなど、いわゆるクリエイティブ系の職種では、勤怠ではなく、成果物の納品に対して報酬が発生するという、働き方が一般的になってきています。この場合、勤怠を管理する必要はないため、テレワークは現状でもかなり盛んになっています。
成果物の納品に対して対価が発生する場合、その契約は通常、請負などになるでしょう。ほかにも、士業などの専門職、アドバイザー・コンサルタントなどに業務を外注する場合には、準委任契約（いわゆる業務委託）なども実務上多く用いられます。こちらも請負契約同様、雇用に基づく管理責任は基本的に発生しません。
出社からテレワークに切り替えることだけでなく、「テレワークを前提とした契約」を最初に締結してしまうというのも、ひとつの方法といえるでしょう。
仕組みだけでなく、コミュニケーションにも工夫が必要
テレワークを取り入れる準備ができ、いざテレワークをはじめても、オフィスに出社した場合と変わらず働くことができるかは、実際に働く人の行動にかかっています。たとえ在宅であっても、同僚や上司、部下と綿密にコミュニケーションをはかり信頼関係をつくっていくことの重要性は、やはり変わらないのではないでしょうか。
複雑な話や、込み入った話になると、チャットやメールではすぐ「それってつまり、こういう理解で合っていますか？」というやりとりを何往復も繰り返してしまうこともあるかもしれません。話題や必要性に応じた電話やテレビ会議の使い分けについても、実践しながらコツをつかんでいきたいところです。
また、雑談の機会が減る分、遠隔での会議や活字でのやりとりでも、受け手に配慮した伝え方が一層重要になるかもしれません。
まとめ
今回はテレワークを取り入れる際に必要な準備について整理しました。テレワークでは事前の準備はもちろんのこと、日々試行錯誤しながら改善していくことも大切です。ドキュサインもまた、場所にとらわれず承認や契約書への署名捺印ができる電子署名サービスを提供しながら、皆さまのテレワークがより良いものとなるようサポートして参ります。
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