知っておくと便利!ドキュサイン社員が重宝する10の機能

オフィスで自信満々に同僚と話す中国人女性

本ブログは「10 features of DocuSign that our team can’t do without」の抄訳になり、一部加筆修正しています。

 

ドキュサイン社員が自社製品や機能をどのように活用しているか - シリーズでお送りする「ドキュサイン @ ドキュサイン」。 今回は、弊社シニア・テクニカル・プログラム・マネージャーのVidya Narayananと彼女のチームが普段から活用し、「ないと困る!」と思う10の機能をご紹介します。

1. 組織管理

組織管理は、より細かくユーザーを管理したいアカウントの管理者にとって非常に便利な機能です。多くのユーザを一つの傘の下で管理し、高いセキュリティや可視性を実現し、ドメインをロックダウンする機能を提供します。シングルサインオン(SSO)を簡単に設定し、ユーザーの権限を一元管理することができ、 シンプルで使いやすい一箇所のプラットフォームで全てをコントロールすることができます。

株式会社ドワンゴ様 ドキュサイン導入事例」では、情報システム部でユーザーのアクセス権を詳細に管理し、ドキュサインの電子署名をどのように活用しているかをご紹介しています。

2. レスポンシブ機能

新しい働き方が広がる中、プライベートだけでなく仕事の場でもモバイル端末の活用が広がっています。パソコン、タブレット、スマートフォン、それぞれの画面サイズに合わせて最適に表示されるレスポンシブ機能を備えたドキュサインの電子署名は、アカウントレベルで簡単に切り替えることができ、受信者はいつでもどこでもスマートフォン等で簡単に署名することができます。文字が小さくて読みづらい、何度も画面を拡大しなければいけない、といった煩わしさから解放してくれます。

3. テンプレート

ドキュサインのテンプレートは、基本的な機能のように見えるかもしれませんが、これは、同じ文書や似たような文書を頻繁に送信する際の送信プロセスを合理化するために設計されています。 しかし、もう少し深く掘り下げてみると、非常に便利で高度な機能が搭載されていることがわかります。例えば、テンプレートをいじられたくない場合はパスワードロックを設定したり、受信者をロックしたりすることができます。

4. パワーフォーム

PowerFormは、(基本的に)コードを書かずにセルフサービス化した署名用の文書を作成できるテンプレートです。PowerForm で生成された一意的でセキュアなURLを使用して、イベントの登録ページを設定したり、アンケートを実施したり、またセルフサービスで同意書に署名してもらったりと、ウェブサイトに掲載したり、他のサイトでホストしたり、安全なリンクとして電子メールで共有することができます。

5. 署名グループ

チームや複数メンバーとエンペロープを共同で管理できる署名グループで、文書管理におけるコラボレーションを促進することができます。 署名グループを設定すると、複数の個人が文書に署名したり承認したりすることができ、誰かが不在の時や離職した場合のリスクを軽減させることができます。また、グループメンバーの一人が文書に署名しようと思ったものの、マネージャーに何かを尋ねる必要がある等、後になってその文書を完成させたいと思った場合、署名、イニシャル、日付以外の情報は保存され、署名グループ内のメンバーは進捗状況を確認することができます。

6. コメント

Word文書やGoogle ドキュメントのように、コメント機能を使ってドキュサイン上の文書内で質問をすることができ、条項の意味を確認したい時や変更を提案したい時などに便利です。誰がコメントを見ることができるか設定することができ、その場合は対象者だけがコメントを確認できます。

たとえば、あなたは人事部の担当者で、候補者と一緒にオファーレターを作成しているとします。 候補者は、メールで質問や希望を送ってただ返事を待つのではなく、文書内で直接オファーに関する質問をすることができます。 採用プロセスを迅速化できるだけでなく、候補者にはより良い採用CX(候補者体験)を提供し、あなたの会社で働きたいと思ってもらえるかもしれません。

7. インテグレーション

ドキュサイン・エコシステムにはSalesforceMicrosoftGoogle、SAPなど350以上のインテグレーションがあり、他のアプリケーションやソフトウェアと容易に連携することができます。これにより、既存のワークフローを改善し、より広範囲で業務プロセスを自動化できます。データは、システムからシステムへ、ほぼリアルタイムで自動で送受信されます。たとえば、DocuSign for Salesforceを使用すると、すでにお使いのSalesforceアカウントがドキュサインと接続し、Salesforce上で署名が必要な文書を作成・送信したり、最新のステータスを確認することができます。

8. 契約ライフサイクル管理(CLM)

DocuSign CLMは、MSA、NDA、および SOWのような複雑な文書の準備、実行、および管理を支援し、これまで手動で行われていたプロセスをデジタルで自動化されたワークフローに変換します。複数の関係者に文書を回覧し、修正や承認が必要となる場合に特に有効です。一度設定*してしまえば、コストを削減し、収益までの時間を短縮し、顧客との取引を容易にします。

*設定には開発やドキュサインの専門チームによるサポートが必要となる場合があります。

9. 一括送信

ドキュサインの一括送機能を使えば、一度に多くの受信者に文書を送信することができます。会社の新しい方針を全従業員に周知したり、複数の新入社員に入社関連の書類を送ったり、契約している全ての顧客に変更事項を通知する必要がある場合などに便利です。個別に書類を準備し、1通ずつ発送、個々に追跡する必要はもうありません。

なお、文書を送信できる受信者の数は最大999人となっています(CSVリストには最大1,000行まで含めることができますが、1番の行がヘッダーになります)。

10. レポート作成

チームの成績がどれほど良かったのか、どれだけ会社に貢献したのか、簡単にレポートを作成することができます。ドキュサインでは、アカウントレベル、組織管理者レベル、またはCLMレベルでレポートを作成することができ、ユーザーに関する詳細からエンペロープの完了率(成約率)まで、あらゆる情報にアクセスできます。 レポートを活用することで、各ユーザーやチームがドキュサインを最大限に活用できるよう支援することができ、またワークフローの改善点や成長の機会などを特定するために役立てることができます。

 

以上、ドキュサイン社員が重宝しているドキュサインの機能をご紹介しましたが、使ってみたい機能はありましたか?ドキュサインの電子署名は30日間無料でご利用いただくことができます。無料トライアルに登録して、便利な機能をお試しください。 また、ドキュサイン製品に関するご質問は、お電話(03-4577-9801)またはお問い合わせフォームより承っております。

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